HELSINGIN KIRJAILIJAT – HELSINGFORS FÖRFATTARE ry, SÄÄNNÖT hyväksytty 8.2.2017
1 §
Yhdistyksen nimi on Helsingin Kirjailijat – Helsingfors Författare ry.
2 §
Yhdistyksen kotipaikka on Helsingin kaupunki.
3 §
Yhdistys on suomen- ja ruotsinkielinen.
4§
Yhdistyksen tarkoituksena on
1. olla helsinkiläisten suomen- ja ruotsinkielisten kirjailijoiden yhdysside;
2. valvoa heidän yleisiä ja yhteisiä taloudellisia, ammatillisia ja oikeudellisia etujaan;
3. toimia heidän henkisten ja taloudellisten työedellytystensä kehittämiseksi;
4. työskennellä kirjallisuuden harrastuksen lisäämiseksi alueellisesti; sekä
5. edustaa jäseniään ammattiryhmänä suhteessa viranomaisiin.
5§
Yhdistys toimii:
1. järjestämällä kokouksia, keskustelu- ja esitelmätilaisuuksia, kursseja, seminaareja, juhlia ja niihin verrattavia tilaisuuksia;
2. tekemällä yhdistyksen toimintapiiriin kuuluvia aloitteita;
3. jakamalla palkintoja merkittävästä kirjallisesta työstä;
4. valitsemalla asukkaan yhdistyksen nimikkotyöhuoneeseen Villa Kivessä;
5. hankkimalla varoja työtään varten jäsenmaksuilla, keräyksillä, arpajaisilla ja muilla vastaavanlaisilla tavoilla.
6 §
Yhdistyksen jäseniksi hyväksytään Suomen Kirjailijaliitto ry:een, Suomen Näytelmäkirjailijaliitto ry:een, Suomen Nuorisokirjailijat ry:een, Finlands Svenska Författareförening rf:iin sekä Suomen tietokirjailijat ry:een kuuluvat kirjailijat, jotka asuvat Helsingissä. Hallituksella on oikeus ottaa jäseniksi myös muita pyrkijöitä, jotka ovat julkaisseet kaksi tai useampia teoksia tai tehneet merkittävän kirjallisen debyytin. Hallitus varaa oikeuden hyväksyä jäseniksi myös muualla asuvia leimallisesti helsinkiläisiä kirjailijoita. Ratkaisevana tekijänä olkoon pyrkijän kirjallisen tuotannon laatu ja merkitys. Verkkojulkaisut hallitus käsittelee tapauskohtaisesti.
Jäseneksi liittyminen tapahtuu yhdistyksen hallitukselle osoitetulla kirjallisella anomuksella.
7 §
Jäsen on velvollinen suorittamaan yhdistykselle syyskokouksen määräämän jäsenmaksun. Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla asiasta kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
Hallitus voi erottaa jäsenen, jos hän kehotuksesta huolimatta laiminlyö jäsenmaksunsa suorittamisen tai jos hän toimii yhdistyksen tarkoitusperien vastaisesti. Jäsenellä on kuitenkin oikeus vedota asiasta yhdistyksen kokoukseen jättämällä valituskirjeen 30 päivän kuluessa erottamispäätöksestä tiedon saatuaan.
Yhdistyksellä on oikeus kutsua kunniajäseniä. Päätös kunniajäseneksi kutsumisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa. Kunniajäsenellä, joka ei ole yhdistyksen jäsen, on kokouksessa puhe-, mutta ei äänivaltaa.
8 §
Yhdistyksen asioita hoitavat yhdistyksen kokous ja hallitus. Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, jotka yhdistyksen syyskokous valitsee eri kieliryhmistä, sekä seitsemän (7) suomenkielistä tai ruotsinkielistä jäsentä. Hallitus valitsee sihteerin sekä muut tarpeelliset toimihenkilöt ja määrittää tarvittaessa toimihenkilöittensä palkkioiden tai kulukorvausten suuruuden.
Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikausi on vuosi, muiden hallituksen jäsenten kaksi vuotta. Ensimmäisenä vuotena eroaa kolme, toisena neljä jäsentä. Ensimmäisellä kerralla erovuoroiset valitaan arvalla. Erovuoroiset voidaan kuitenkin valita uudelleen.
Hallitus on päätösvaltainen, jos viisi (5) jäsentä, jompikumpi puheenjohtaja heihin luettuna, on läsnä.
Hallitus edustaa yhdistystä, hoitaa yhdistyksen juoksevat asiat sekä valitsee yhdistyksen edustajat niihin järjestöihin ja elimiin, joihin pyydetään yhdistyksen edustusta tai joihin yhdistys haluaa olla kosketuksissa.
Hallitus päättää palkintojen ja kunniamainintojen jaosta.
9 §
Yhdistyksen toiminta- ja tilivuosi on kalenterivuosi.
10 §
Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään helmikuussa ja syyskokous lokakuussa hallituksen määräämänä päivänä. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
11 §
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään neljätoista vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse. Yhdistys on kutsuttava koolle, jos vähintään yksi kolmannes (1/3) jäsenistä sitä hallitukselta kirjallisesti pyytää. Kokouskutsussa on mainittava, mitkä asiat ovat esillä.
13 §
Varsinaiset kokoukset
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle
6. valitaan hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja hallituksen muut jäsenet erovuoroisten tilalle ottaen huomioon näiden sääntöjen 8 § määräykset
7. valitaan kaksi toiminnantarkastajaa ja kaksi varatoiminnantarkastajaa
8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle vähintään kolme viikkoa (21 vuorokautta) ennen kokousta, jotta asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
14 §
Yhdistyksen nimen kirjoittavat joko puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai jonkun hallituksen jäsenen kanssa.
15 §
Päätös yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta on pätevä, jos ehdotus saa vähintään kolme neljäsosaa (3/4) kaikkien äänestykseen osallistuvien äänistä kahdessa perättäisessä yhdistyksen kokouksessa, joista toisen tulee olla varsinainen kokous.
16 §
Jos yhdistys purkautuu, luovutetaan sen jäljellä olevat varat ja muu omaisuus käytettäväksi helsinkiläisten kirjailijoiden hyväksi, Suomen Kirjailijaliitolle ja Finlands Svenska Författareföreningille näiden jäsenmäärän mukaisessa suhteessa, tai muuhun yhdistyksen periaatteita vastaavaan tarkoitukseen.
Muilta osin noudatetaan voimassa olevan yhdistyslain määräyksiä.